Många kunder vill ha möjligheten att skicka e-post till SharePoint från Outlook. Det kan till exempel gälla ett visst projekt där olika medlemmar får information via e-post som man vill se till hamnar inne i SharePoint så att hålls uppdaterade i ämnet. Jag kom idag på ett bra sätt att hantera detta på som använder Office 2010, SharePoint 2010 (Foundation eller Server) samt OneNote 2010 (som nu ingår i alla paketeringar av Office 2010).

Steg 1: Skapa en OneNote-anteckningsbok på projektytan ifråga. Denna kommer då att finnas tillgänglig lokalt (offline och online) samt på SharePoint där man kan jobba i den direkt i webbläsaren genom OneNote Web Application.

Döp om fliken till t ex “Inkommen e-post”.

Steg 2: I Outlook 2010, markera ett inkommet e-postmeddelande och klicka på “OneNote”-knappen i menyfliksområdet.

 

I dialogrutan som kommer upp får du möjligheten att välja var e-postmeddelandet skall hamna. Den nyskapade sektionen (Inkommen e-post) kommer att finnas som ett val:

Markera den sektion du vill använda och klicka ok. OneNote öppnas med rätt sektion uppe:

Om man ansluter sig till SharePoint-ytan så ligger ju anteckningsboken där också:

Om man klickar på den så öppnas den i webbläsaren:

Fördelar med denna lösning

• Lösningen använder standardfunktionalitet rakt igenom – inga tillägg måste installeras på klient eller server
• Informationen blir tillgänglig direkt i webbläsaren genom OneNote Web App
• Användarna får tillgång till informationen offline genom OneNote 2010
• Man slipper en separat fil per e-postmeddelande
• Man kan omorganisera e-postmeddelanden inne i OneNote i mappar, sektioner osv.
• Mycket smidigt att samarbeta om informationen, kommentera den osv.
• OneNote 2010 har en kraftfull sökfunktion som gör det smidigt att söka igenom alla e-postmeddelanden i ett projekt

Potentiella nackdelar

• E-postmeddelandena ligger direkt i OneNote. Alla som är medlemmar på webbplatsen kan ändra informationen i OneNote och därmed ändra text i ett e-postmeddelande eller ta bort något (dock finns det inget som direkt hindrar dem från att radera e-postmeddelanden om de ligger som filer i SharePoint heller).
• Man måste öppna OneNote Web App eller OneNote för att se listan på e-postmeddelanden

Kom gärna med feedback på om detta var ett värdefullt tips! Trevlig Kristi Himmelsfärdshelg!

Nu finns följande utvärderingsversioner tillgängliga för nedladdning:

Microsoft SharePoint Server Standard 2010 Trial

Microsoft SharePoint Server Enterprise 2010 Trial

SharePoint Server 2010 for Internet Sites, Standard Trial

SharePoint Server 2010 for Internet Sites, Enterprise Trial

Utvärderingarna är fullt fungerande i 180 dagar. När som helst kan de uppgraderas till en “riktig” licensierad version utan någon tidsbegränsning genom att man matar in den produktnyckel man får när man köper SharePoint Server 2010. Viktigt är att ni utvärderar rätt version – om ni väljer SharePoint Server Enterprise 2010 Trial så kan den inte aktiveras med en nyckel till SharePoint Server 2010 Standard, till exempel.

Produkterna som innehåller “for Internet Sites” är till för att hantera stora extranet samt publika webbplatser, de är inte till för att bygga intranät på.

Utvärderingarna finns inte på svenska – installera därför språkpaket för SharePoint Server 2010 efter att ni installerat utvärderingsversionen för att få produkten på svenska.

Mycket nöje.

Du hittar dem på Technet, MSDN och VLSC (den sistnämnda har jag inte hunnit kontrollera ännu men förutsätter att den finns där också).

Svenskt Language Pack för SharePoint Server 2010, Project Server 2010, Search Server 2010 och Office Web Applications kan också hämtas ner från Microsoft Download Center: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=sv&FamilyID=046f16a9-4bce-4149-8679-223755560d54

SharePoint Foundation 2010 på svenska hittar du här: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=49c79a8a-4612-4e7d-a0b4-3bb429b46595&DisplayLang=sv

Mycket nöje med SharePoint och Office på svenska! Skall snart lägga upp så många skärmdumpar som jag hinner här!

Vi har gjort det lättare än någonsin att dela med sig av en presentation i PowerPoint 2010. Funktionen som gör detta möjligt heter Broadcast Slide Show och innebär följande: Du har en presentation på din dator som du vill att någon annan skall se. Genom att starta en “utsändning” (vet ännu inte vad funktionen kommer att heta på svenska) kan du skicka en länk till vem som helst som har tillgång till en webbläsare och en internetuppkoppling. Mottagaren går till den länken och kommer att få upp presentationen i sin webbläsare. Du som presentatör väljer att gå framåt eller bakåt i presentationen och den uppdateras automatiskt i mottagarnas webbläsare. När du stänger presentationen så kan deltagarna inte längre se den och man kan inte heller ladda ner den till sin dator under utsändningen. Mottagaren behöver inte ha PowerPoint på sin dator. Bara valfri webbläsare och en internetuppkoppling – det går alltså fint att titta på denna presentation i en webbläsare på en mobiltelefon.

Så här går du tillväga

Öppna presentationen.

Öppna Backstage och välj Save & Send

Välj Broadcast Slide Show

Klicka Broadcast Slide Show
 

Välj Start Broadcast
 

Om du tycker att länken är lite för lång för att läsa upp per telefon föreslår jag att du besöker till exempel http://tinyurl.com:

 

När du kommit hit och väljer Start Slide Show så kommer presentationen att starta på din dator. Du är nu inne i presentationsläget. Mottagarna kommer att se nedan, och närhelst du väljer att gå framåt eller bakåt i presentationen så kommer den automatiskt att uppdateras i webbläsaren till rätt bild.

Om du väljer att avsluta presentationen så kommer du att få en fråga:
 

Om du väljer att avsluta presentationen så kommer mottagarnas webbläsare att uppdateras:

En av dem saker som jag använde OneNote 2003 och 2007 till mest var att snabbt och enkelt göra ett skärmurklipp som jag sedan klistrade in i en presentation, ett e-postmeddelande eller en blogpost. Detta har förenklats avsevärt i Office 2010. Under Insert-fliken finner du nu i Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010 och Outlook 2010 menyalternativet Screenshot. När du klickar på knappen får du ett galleri som visar alla just nu öppna fönster på din dator. Du kan direkt välja ett av dem som då kommer att infogas som en bild i den applikation du jobbar.

Om du inte vill infoga ett helt fönster kan du istället längst ner i galleriet välja Screen Clipping, då minimeras den applikation du arbetar i och du kan själv välja det område av skärmen som du vill markera och få inklistrat som en bild i den applikation som du jobbar. Extremt smidigt. Du får själv gissa vad jag använder för att lägga in alla skärmurklipp i dessa bloggposter.

En av mina favoritfunktioner i Excel 2007 är villkorsstyrd formatering. Samlade under en ikon i menyfliken Start kan man på ett enkelt sätt visualisera trender, värden som sticker ut och jämföra siffror i olika celler. Några exempel på vad man kan göra med villkorsstyrd formatering:

Original

Staplar

Färgskalor

Visa top sju 

Men som sagt - alla hittills visade funktioner fanns redan i Excel 2007. En av nyheterna i Excel 2010 är något som heter Sparklines. Det är ett perfekt verktyg för att snabbt och enkelt visualisera trender i data. Du hittar funktionen under fliken Insert:

Ett klick på Line ger följande gränssnitt:

Jag väljer det data jag vill, i detta fall den översta raden:

Resultatet:
 

Och ett annat exempel med lite mera data där jag också valt att visa var den högsta och lägsta punkten infinner sig:
 

Det var lite kort om Sparklines i Excel 2010. Kom gärna med förslag på andra nya funktioner i Office 2010 som du tycker är bra!

Hej! Jag som heter Pontus Haglund tänkte skriva här på Officebloggen om mina favoritfunktioner i Office 2010. I den första posten tänkte jag beröra samtidig editering i Word 2010, något som fungerar nästan likadant i PowerPoint 2010 och OneNote 2010 (jag återkommer i andra poster om de produkterna).

Det som beskrivs nedan förutsätter att dokumentet man jobbar med lagras på SharePoint Foundation 2010 eller SharePoint Server 2010.

Det som brukade hända när en person öppnade ett dokument som en annan användare redan hade öppet var att man fick ett meddelande om att dokumentet var låst och att man därmed inte kunde göra några ändringar i det förrän den andra användaren valt att stänga dokumentet. Hur har detta ändrats i Office 2010?

Igår satt jag och jobbade med en inbjudan tillsammans med en kollega. Vi satt inte i samma rum men ville hjälpas åt med texterna i som skulle skrivas. Eftersom dokumentet var lagrat i ett dokumentbibliotek i SharePoint 2010 kunde jag enkelt skicka en länk till dokumentet till min kollega. När denne öppnat dokumentet fick vi båda av Word 2010 informationen om att det var flera författare som jobbade i dokumentet. Nedan ser du en skärmdump av hur Word 2010 ser ut med två författare i dokumentet:

Några saker att notera:

• Spara-ikonen är ändrad och visar nu att man både sparar sina ändringar och uppdaterar dokumentet med de ändringar som andra har gjort i dokumentet när man klickar på den.

• I listen längst ner i dokumentet ser man ett meddelande om att uppdateringar finns tillgängliga för dokumentet. Det innebär att en annan författare gjort ändringar i dokumentet som ännu inte syns.

• Dokumentet låser de stycken som andra författare jobbar i så att vi inte skall krocka i vårt arbete. Detta syns genom att den andra författarens namn syns tillsammans med något som liknar en parentes vid det stycke som håller på att uppdateras. Under tiden att denna parentes syns där kan jag inte jobba i samma stycke. På bilden nedan ser du två små pilar – de innebär att stycket har uppdaterats och att Daniel inte jobbar i det längre. Om jag nu skulle uppdatera dokumentet så skulle låsningen försvinna (tills Daniel eller någon annan författare väljer att börja skriva i stycket igen).

Om jag klickar på “File”-fliken uppe i menyfliksområdet får jag mer information om dokumentet och dess författare:

Jag ser att det finns uppdateringar till dokumentet som någon annan har gjort och att jag därmed bör spara och uppdatera dokumentet. Nedanför ser jag också att det är jag och Daniel Alm som jobbar i dokumentet. (Den röda färgen berättar att både jag och Daniel är har ett möte bokade i våra kalendrar just nu och att vi därmed är upptagna. Denna funktionalitet kommer från Office Communicator, jag får skriva om det i en annan post).

När jag klickar på “Spara och Uppdatera” händer följande i dokumentet:

Meddelandet som kommit upp berättar att dokumentet nu har uppdaterats med information som sparats av en annan författare. De ändringar som gjorts visas i grönt. Vi kan båda fortsätta uppdatera och jobba I dokumentet och varje gång vi klickar på “Spara och Uppdatera” så kommer mina förändringar att sparas till SharePoint och dokumentet kommer att uppdateras med alla andra förändringar som gjorts.

Denna möjlighet att för första gången, på riktigt, kunna samarbeta i ett dokument samtidigt tas emot med stor entusiasm av dem jag hunnit visa det för hittills. Hoppas att du också kommer att tycka att det är användbart och förenklar ditt samarbete med andra.

Tills det är dags för nästa post från mig får ni gärna använda kommentarerna nedan för att ge tips på vad jag skall skriva om eller låta mig få höra om era favoritfunktioner i Office 2010.