by pontus
14. maj 2010 00:17
Många kunder vill ha möjligheten att skicka e-post till SharePoint från Outlook. Det kan till exempel gälla ett visst projekt där olika medlemmar får information via e-post som man vill se till hamnar inne i SharePoint så att hålls uppdaterade i ämnet. Jag kom idag på ett bra sätt att hantera detta på som använder Office 2010, SharePoint 2010 (Foundation eller Server) samt OneNote 2010 (som nu ingår i alla paketeringar av Office 2010).
Steg 1: Skapa en OneNote-anteckningsbok på projektytan ifråga. Denna kommer då att finnas tillgänglig lokalt (offline och online) samt på SharePoint där man kan jobba i den direkt i webbläsaren genom OneNote Web Application.


Döp om fliken till t ex “Inkommen e-post”.
Steg 2: I Outlook 2010, markera ett inkommet e-postmeddelande och klicka på “OneNote”-knappen i menyfliksområdet.
I dialogrutan som kommer upp får du möjligheten att välja var e-postmeddelandet skall hamna. Den nyskapade sektionen (Inkommen e-post) kommer att finnas som ett val:

Markera den sektion du vill använda och klicka ok. OneNote öppnas med rätt sektion uppe:

Om man ansluter sig till SharePoint-ytan så ligger ju anteckningsboken där också:

Om man klickar på den så öppnas den i webbläsaren:


Fördelar med denna lösning
- Lösningen använder standardfunktionalitet rakt igenom – inga tillägg måste installeras på klient eller server
- Informationen blir tillgänglig direkt i webbläsaren genom OneNote Web App
- Användarna får tillgång till informationen offline genom OneNote 2010
- Man slipper en separat fil per e-postmeddelande
- Man kan omorganisera e-postmeddelanden inne i OneNote i mappar, sektioner osv.
- Mycket smidigt att samarbeta om informationen, kommentera den osv.
- OneNote 2010 har en kraftfull sökfunktion som gör det smidigt att söka igenom alla e-postmeddelanden i ett projekt
Potentiella nackdelar
- E-postmeddelandena ligger direkt i OneNote. Alla som är medlemmar på webbplatsen kan ändra informationen i OneNote och därmed ändra text i ett e-postmeddelande eller ta bort något (dock finns det inget som direkt hindrar dem från att radera e-postmeddelanden om de ligger som filer i SharePoint heller).
- Man måste öppna OneNote Web App eller OneNote för att se listan på e-postmeddelanden
Kom gärna med feedback på om detta var ett värdefullt tips! Trevlig Kristi Himmelsfärdshelg!